Menettelytapa

Selitämme, mikä on yrityksen menettelyohje, mihin se on ja annamme useita esimerkkejä

Mikä on yrityksen menettelytapakäsikirja?

Hän Menettelytapa yritys Se on kirjallinen asiakirja, jossa luetellaan askel askeleelta ohjeet työtehtävän suorittamiseksi tai tiettyjen tilanteiden käsittelemiseksi, kun se syntyy työpaikalla. Se sisältää yrityksen parhaat käytännöt ja tärkeimpien liiketoimintaprosessien kuvaukset.

Tämä käsikirja sisältää myös menetelmät ja standardit siitä, miten työn odotetaan tekevän. Menettelytapojen luominen antaa yrityksen kasvun saavuttamiseksi, koulutuksen yksinkertaistaminen ja sen kyvyn helpottamisen helpottamiseksi.

Tämä käsikirja voi olla kolmen rengaskansio, verkon jaetussa verkossa olevassa kansiossa tai verkossa julkaistussa automatisoidussa versiossa a ohjelmisto Menettelytapa. Kaikkien on ymmärrettävä, mikä menettelyohje koostuu ja mistä löydät, kun joku tarvitsee.

Menettelyohjeiden kirjoittaminen edellyttää, että mihin tahansa tiettyyn prosessiin liittyvät vaiheet ymmärretään selvästi. Yhtiön kasvaessa tarvitaan uusia menettelytapoja. Menettelykäsikirjaa voidaan pitää myös menettelykirjastona.

Manuaaliset talot esimerkkejä menettelyistä, joita voidaan käyttää mallina uusille toimintamenettelyille. Kaikki organisaation työntekijät on koulutettava yrityksen politiikoissa ja menettelyissä; Heillä on aina oltava välitön pääsy menettelyohjeeseen.

Mikä on menettelyohje?

Koulutus

Käyttämällä kaivoon kirjoitettua menettelyohjetta, yritys voi helpottaa tehokkaammin uusien työntekijöiden koulutusta.

Koulutuksen lisäksi menettelyohje antaa joukkueen nykyisille jäsenille resurssin tuntea vähiten käytetyt menettelyt varmistaen, että ne suoritetaan oikealla muodollisuudella, ylläpitämällä laadunvalvontaa.

Niin että työntekijät tietävät heidän tehtävänsä

Työntekijöiden on ymmärrettävä, mitä heiltä odotetaan. Esimiehet tarvitsevat menettelyoppaan liiketoimintaprosessien hallintaan. Standardien dokumentoinnissa asiakkaan kasvulle, laatulle ja tyytyväisyydelle on tärkeää välittää.

Päätöksenteon parantaminen

Funktionaaliseen alueelle vaikuttavien politiikkojen ja menettelyjen avulla ensimmäisellä linjalla työntekijöillä on valtuudet tehdä tehokkaita päätöksiä ja säästää aikaa.

Voi palvella sinua: Kahdenvälinen monopoli: Ominaisuudet ja esimerkit

Viestinnän parantaminen

Tehokas menettelyohje tarjoaa asianmukaiset menetelmät osastojen väliseen viestintään, antaa henkilöstölle mahdollisuuden työskennellä yhdessä liiketoiminnan päivittäisten ongelmien ratkaisemiseksi ilman tarpeetonta valvontaa osallistumista.

Menettelytapojen tavoitteena on oltava erilaisten sisällön järjestäminen heijastamaan yrityksen tapoja että mediaa palvelun suorittamiseksi tai tuotteen valmistamiseksi alhaisimmilla kustannuksilla ja lyhyimmässä mahdollisessa ajassa.

Parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä

Sillä on lisäetu työn tyytyväisyyden ja työntekijöiden korkean motivaation ylläpitämisestä.

Kuinka kehittää menettelykäsikirja?

Ennen menettelyoppaan kehittämistä on tärkeää ymmärtää ero politiikan, keskeisen prosessin ja menettelyn välillä.

• Politiikka on joukko perusperiaatteita ja niihin liittyviä ohjeita, jotka on muotoiltu ja soveltanut organisaation johtajuutta, ohjata ja rajoittaa toimintaansa pitkän aikavälin tavoitteiden etsinnässä.
• Perusprosessi on toisistaan ​​riippuvaisten ja linkitettyjen menettelyjen sekvenssi, jotka kuluttavat jokaisessa vaiheessa yhtä tai useampaa resurssia (työntekijän aika, energia, koneet, raha) tulojen muuntamiseksi tuotteiksi tuotteiksi. Nämä tulokset toimivat lippuina seuraavalle vaiheelle, kunnes saavutetaan tunnettu objektiivinen tai lopputulos.
• Menettely on toimintoja tai kiinteä toimintakurssi, joka on määritelty vaiheissa (sisältää selkeästi määritellyn lähtö- ja päätepiste), jotka on suoritettava samassa järjestyksessä tehtävän oikein määrittämiseksi.

1. Määritä keskusprosessit

Sinun on pohdittava kaikkia yrityksen keskeisiä prosesseja. Se alkaa määrittelemällä, mitkä prosessit rajataan ja kartoitetaan menettelyohjeeseen, luomalla yhteenveto kaikista menettelyistä, joita halutaan sisällyttää.

Vaikka jokaista prosessia ei välttämättä ole sijoitettu, on tärkeää luoda perustavanlaatuisin ja tärkein. Esimerkiksi ravintola voisi määritellä keskeiset prosessit tietyn ruoan valmistuksessa, mutta yhtä tärkeä on ravintolan puhdistusprosessi.

Luettelo keskeisistä prosesseista, jotka tarvitaan integroidaksesi menettelyohjeisiin, olisi luotava sen kartoittamisen jälkeen. Järjestelmä toimii oppaana varmistaa, ettei jätä mitään tehtäviä, kun aloitat käsikirjan kirjoittamisen.

Se voi palvella sinua: toimintasykli

2. Kirjoita johdanto

Sisällytä lyhyt kuvaus siitä, mitä käsikirja sisältää, mikä on suunnattu suoraan käsikirjaa käyttäville ihmisille, mitä lukijat voivat odottaa käsikirjaa ja parasta tapaa käyttää käsikirjaa (ts. ”Lue se alusta loppuun "Tai" käytä sitä viitteenä menettelyjen etsimiseen tarvittaessa ").

3. Luo vuokaavio jokaisesta prosessista

Jokainen prosessi määritetään vaiheet tai tehtävät, jotka ovat välttämättömiä sen suorittamiseksi. Jos askel jätetään pois, voit edustaa tilauksen menettämistä tai viivästymistä tai puutteellista lopputuotetta. Vuokaavion perustaminen on määritellä työnkulku.

Käsikirjan suorittamiseksi sinun on aloitettava yhdellä prosessilla samanaikaisesti: aloita järjestelmän ensimmäisellä prosessilla. Prosessin suorittamiseksi tarvittavat vaiheet on kuvattu, kunkin vaiheen yksityiskohdat palautetaan ja kirjoitetaan.

Sinun on varmistettava, että jokainen vaihe on selkeä ja tiivis. Jokaisen vaiheen on annettava tarpeeksi yksityiskohtia, jotta kuka tahansa voi noudattaa ohjeita.

Oletetaan esimerkiksi, että myyntiprosessin menettely luodaan Internet -vaatimuksella. Ensin tehdään vuokaavio siitä, kuinka potentiaaliseen asiakkaaseen otetaan alun perin yhteyttä pyydettyjen tietojen jälkeen: puhelimella, sähköpostilla tai tekstiviestillä.

Jos potentiaalia ei voitu aluksi ottaa yhteyttä, kuinka monta kertaa myyntitiimiä noudatetaan, tietyillä skripteillä jokaiselle kosketukselle.

Kun otat yhteyttä asiakkaaseen, määritetään erilainen komentosarja, samoin kuin joukko seuraavia -UP: n riippuen siitä, ostiko asiakas tuotteen vai päättikö odottaa.

4. Toimita menettely toiselle henkilölle sen lukemiseksi

On tärkeää tehdä työtoveri tai joku, joka tiedetään lukevan sitä ja noudattaa ohjeita heidän kirjoittaessaan. Tämä henkilö voi antaa arvokkaita kommentteja, jos on vaiheita, jotka eivät pystyneet suorittamaan tai eivät ymmärtäneet.

Kommentteihin perustuvat kommentit puhdistetaan. On mahdollista, että sinun on kirjoitettava, muokattava tai lisättävä jotain ohjeita.

5. Luo tarkistusluettelot ja lomakkeet

Jokaiselle prosessille ryhmän jäsenten on helpompi seurata lomaketta tai tarkistusluetteloa. Siksi on kehitettävä yksityiskohtainen malli kartoitusprosessin perusteella.

Se voi palvella sinua: hallinnollisen valvonnan periaatteet

Jos asiakkaan saapuessaan tarvitaan erityisiä tietoja, sinun on varmistettava, että mallilla on kaikki vaadittavat tiedot, esitetty tiiviisti.

Ei pidä olettaa, että ryhmän jäsenet muistavat kaiken, mikä osoittaa menettelyn, varsinkin kun asiakas istuu heidän edessään. Tarkistukset ja lomakkeet on integroitava lisäykseksi vuokaavioon ja prosessin vaiheisiin.

6. Integroi se menettelyohjeeseen

Kun vuokaavio on osoitettu jokaiselle prosessille ja kaikki tukevat mallit on luotu, ne on integroitu täydelliseen menettelyohjeeseen. Käsikirja on järjestetty osastojen perusteella.

Esimerkiksi menettelyohjeella voi olla "myynti", "operaatiot" ja "jakelu" -osat. Jokainen osa on jaettu kyseisen osaston keskusprosesseihin, yleensä siinä järjestyksessä, jossa kukin keskusprosessi suoritetaan tuotteiden yleisessä toimituksessa.

"Jakelu" -osiossa voitaisiin olla useita pääprosesseja, kuten "Hanki tilaus", "toimituspakkaukset", "toimitus" ja "seuraa -opp".

Menettelytapa on järjestetty sisältötaulukon kanssa ja jokainen menettely on selvästi valmis lihavoidulla otsikkootsikolla.

Kansi sisältyy käsikirjan nimeen, sisältötaulukon, esittelyn ja menetelmät sisältötaulukon järjestyksessä.

Voit jopa sijoittaa välilehtiä siten, että ryhmän jäsenet tarkistavat käsikirjan helposti, jotta he voivat löytää asiaankuuluvat menettelyt osastoillaan.

Lopuksi kopiot tehdään ja jaetaan. Sinun on edistettävä jatkuvaa palautetta ja päivitettävä käsikirja tarvittaessa. Kunkin toiminnallisen sijainnin nimettyyn alueeseen on saatavana käsikirja, joka käyttää käytäntöjä ja menettelytapoja.

Menettelytapa -esimerkit

-Käsikirja hampurilaisten keittämiseksi tietyllä tavalla.

-Käsikirja siitä, miten toimia tulipalon, maanjäristyksen tai luonnonkatastrofin edessä.

-Käsikirja siitä, miten toimia ennen asiakasvalituksia tai aggressiivista asiakasta.

-Käsikirja henkilöstön valintaprosessin suorittamiseksi.

-Käsikirja tietää kuinka työskennellä ravintolassa.

-Käsikirja Amazonin asiakkaan palvelemisesta.