10 Hallinnollisen avustajan tehtävää

Se Hallinnollisen avustajan toiminnot Ne ovat avustus- ja säestystehtäviä yrityksen kehittämään normaaliin toimintaan. Siksi ne ovat olennaisia ​​saman tehokkaan toiminnan kannalta.

Nämä toiminnot ovat yleensä muuttuvia yrityksen liiketoiminta -alueen mukaan, jossa ne työskentelevät. Esimerkiksi erikoistuneissa toimistoissa, kuten lakitutkimuksissa, osallistujilla on yleensä erityinen koulutus tiettyjen toimintojen suorittamiseksi.

Kaikille alueille on kuitenkin yhteisiä toimintoja, jotka yleensä kiertävät tiedon jakautumista ja antamista toimistossa. Tämä sisältää asiakirjojen hallinnan, tiedostojen ja tapahtumien organisaation.

Mutta nämä toiminnot voivat tulla paljon laajemmaksi. Joissain tapauksissa hallinnollisten osallistujien on myös käsiteltävä kirjanpitotietojen käsittelyä ja jopa taataan yhtiön teknologisten resurssien toiminnan.

Hallinnollisen avustajan päätehtävät

1- Asiakirjojen hallinta

Yksi hallinnollisen avustajan päätehtävistä on auttaa toimistojen jäseniä asiakirjojen ja tiedostojen hallinnassa.

Yleensä tämä tehtävä liittyy tiedostojen tallentamiseen, organisointiin ja hallintaan. Tietyissä tilanteissa voi kuitenkin olla tarpeen myös kirjoittaa, muokata ja tarkistaa asiakirjoja.

Joissakin yrityksissä heitä pyydetään jopa ottamaan kortit tai muistiinpanot ja tallentamaan tapahtuvien kokousten pöytäkirjat.

Joissakin tapauksissa esimerkiksi kun kyse on lakimieslaista, näiden tehtävien suorittamiseksi tarvitaan erikoistuneita koulutuksia: hallinnollisen avustajan on ymmärrettävä terminologia ja oikeudelliset menettelyt.

Toisaalta lääketieteen alalla työskentelevät hallinnolliset avustajat tarvitsevat erilaisia ​​tietoja. Heillä on oltava tarvittava koulutus potilaiden hoitoon ja lääketieteellisten raporttien lukemiseen.

2- Tapahtuman suunnittelu

Toimistotapahtumien suunnittelu on yleensä myös hallinnollisten osallistujien vastuu. Tämän vastuun koko voi olla muuttuva yrityksen koon mukaan.

Tapahtuma voi olla yksinkertaisesti hallitus tai yrityslounas, mutta se voi olla myös suurempi kongressi tai yritysjuhlat. Kummassakin tapauksessa avustajan on hallittava kaikki tapahtumaan liittyvät kriteerit.

Tähän sisältyy toimittajien ottaminen yhteyttä, varausten tekemisen, valikoiden valitseminen ja sisustus. Mutta se sisältää myös yhteydenoton, kutsumisen ja vahvistamisen osallistujille, puhujille ja puhujille, jos tämä on välttämätöntä.

3- Käyttäjien ja vierailijoiden hoitaminen kasvokkain

Käyttäjien huomio on yleensä yksi yleisimmistä tehtävistä hallinnollisille osallistujille. Yleisö, johon huomio keskittyy aina yrityksen kokoon ja sen liiketoiminnan suuntautumiseen.

Pienyritysten tapauksessa, jotka palvelevat suoraan yleisölle, on mahdollista, että hallinnollisen avustajan tulisi vastaanottaa asiakkaita. Kun tämä tapahtuu, heidän työnsä on tarkoitettu ohjaamaan ja osallistumaan heihin heidän kulkiessaan yrityksen tilojen läpi.

Suuremmissa yrityksissä hallinnollisen avustajan on osallistuttava muihin vierailijoihin kumppaneina tai suurina toimittajina.

Tässä tapauksessa tehtäväsi on ohjata heitä esityslistan ja kokousten mukaisesti johdon tai muiden yrityksen alueiden kanssa.

4- Puhelin ja virtuaalinen huomio

Käyttäjäpalvelun luokka sisältää puhelin- ja virtuaalihoidon. Puhelinhoidon tapauksessa asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaus on mukana sekä esityslistan organisaatio ja hallinto.

Virtuaalihoitoon viitattaessa tehtävät ovat riippuvaisia ​​julkisen palvelun tai tiedonhallinnan yrityksen järjestämistä kanavista.

Joissain tapauksissa kyse on sähköpostien hallinnasta, vastauksista, lähettämisestä tai arkistoinnista tarvittaessa.

Muissa tapauksissa, kun virtuaaliset viestintäkanavat ovat monimuotoisempia, voidaan sisällyttää muita tehtäviä, kuten huomion yleisölle chat -järjestelmien kautta tai jopa vastaamalla huolenaiheisiin yrityksen sosiaalisten verkostojen kautta.

Suurissa yrityksissä on tavallista, että näiden viestintäkanavien huomion keskittyminen on erityisesti henkilöstöä. Kun yritykset ovat pieniä, tämä tehtävä pysyy yleensä hallinnollisten osallistujien käsissä.

5- Asialistan hallinto

Esityslistan hallinta on yleensä yksi hallinnollisten osallistujien tärkeimmistä tehtävistä. Tämä vastuu sisältää tapaamisten ja kokoushakemusten vastaanottamisen puhelimitse, kasvot -pinta- tai verkossa ja niiden järjestäminen asialistalla määriteltyjen kriteerien mukaisesti.

Se sisältää myös kokousten ohjelmoinnin yrityksen sisällä ja ulkopuolella, työlounat ja liikematkat.

Näissä viimeisissä tapauksissa avustajan varanto, hotellit, ravintolat tai kokoushuoneet ovat myös avustajan vastuulla tarpeen mukaan.

6- Kirjanpito

Joissain tapauksissa hallinnolliset osallistujat vastaavat yrityksessä tapahtuvien kulujen seurannasta ja rekisteröinnistä. Nämä tehtävät voivat olla yksinkertaisia, kuten tiettyjen kulujen rekisteröinti laskentataulukossa.

Joissakin tapauksissa avustajaa pyydetään saamaan koulutusta monimutkaisempien tehtävien kehittämiseksi. Esimerkiksi vastuusi voivat sisältää kirjanpitoraporttien esittelyn johdolle.

Yleensä tämä riippuu yrityksen koosta. Suurella yrityksellä on yleensä erikoistuneempia rooleja; Näissä kirjanpitotiedot hallinnoi tätä tarkoitusta varten palkattu henkilö.

Yksi hallinnollisen avustajan perustaidoista on kuitenkin Office Accounting -ohjelmisto, kuten Microsoft Excel.

7- Teknologinen hallinta

Teknologinen resurssien hallinta on myös osa hallinnollisten osallistujien tehtäviä. Tässä mielessä sen vastuulla on varmistaa, että kaikki tarvittavat työkalut yrityksen toimintaan toimivat hyvin.

Tämä sisältää tietokonelaitteiden ja virustentorjuntapäivityksen sisältämien tietojen varmuuskopion muun muassa.

Toisaalta mukana on laitteiden, kuten projektorien ja kannettavien tietokoneiden, hallinto. Se merkitsee myös tarvittavien laitteiden tarkistamista ja ylläpitämistä heidän vastuussaan olevien toimintojen normaalille kehittämiselle.

Tämä ei tarkoita, että hallinnollisella avustajalla on oltava tekninen tieto. Työsi koostuu erityisesti teknisen henkilöstön palkkaamisesta, joka suorittaa laitteen ylläpidon säännöllisesti takaiskujen välttämiseksi.

8- Kirjeenvaihto ja pakettikokoelma

Kirjeenvaihdon ja paketin vastaanotto ja toimitus ovat hallinnollisen avustajan tehtävä. Tämä on tietoinen kuljetuksista, jotka seuraavat tarvittaessa maksuja. Sinun on puolestaan ​​hallita kirjeenvaihto ja toimitettava se vastaaville osastoille.

9- Henkilöstön tiedonhallinta

Hallinnollisen avustajan on täytynyt valvoa yrityksen tai laitoksen työntekijöiden henkilötietoja. Tämän tarkoituksena on tehdä tapaus tarpeellisesti, apu voi antaa tiedot nopeasti. Tätä varten hän huolehtii kunkin työntekijän henkilöllisyys- tai kiinnostustietojen hankkimisesta.

10- Tietotranskriptio

Kokouksissa on mahdollista, että hallinnollisen avustajan läsnäolon on otettava huomioon edellä mainittu ja kirjoitettava se sitten kirjalliseen muotoon. Sama tapahtuu, jos jotkut keskustelut käyvät äänellä ja ne on kirjoitettava.

Hallinnollisen avustajan taidot

Hallinnollisen avustajan taitojen ja kykyjen joukossa voitaisiin mainita:

- Toimistotieto (tietokanta, laskentataulukoita, tekstinprosessoreita, itse -Edition -ohjelmia ...).

- Kommunikointitaidot.

- Organisoitu.

- Kyky hallita aikaa ja resursseja.

- Hyvä muisti. 

- Taito tietokoneohjelmien kanssa. 

- Kirjoittaminen.

- Synteesikapasiteetti.

- Ryhmätyön kapasiteetti.

- Hyvä kirjoitus-, oikeinkirjoitus ja lukeminen.

- Tehokkuus ja tuottavuus.