Sihteerin tehtävät

Tärkeimpien joukossa Sihteerin tehtävät He korostavat asialistaa, osallistuvat yleisöön ja hallitsevat luottamuksellisia tietoja. Henkilö on vastuussa hallinnollisen avun tehtävien suorittamisesta toimistossa.

Tätä asemaa voi käyttää mies tai nainen, vaikkakin yleisin on, että nainen käyttää häntä. He ovat yleensä vastuussa ihmisen luottamuksellisista asioista, joilla on jonkin verran hierarkiaa, kuten muun muassa johtajat, johtajat, presidentit. Se tulee muuttamaan heidät sen toimeenpanoviranomaiseksi, jota he työskentelevät.

Jos yritys on pieni, sihteerin suurin työmäärä liittyy perustoimistoihin.

Jotkut maailman maat omistavat vuoden erityisen päivän kiittääkseen ja juhlimaan heidän työtään. Esimerkiksi Kolumbiassa, Perussa ja Meksikossa sihteeripäivä on 26. huhtikuuta, kun taas Venezuelassa on 30. syyskuuta.

Sihteerin päätehtävät

Sihteerin tehtävänä on tukea pomoaan noudattamaan täysin hänen rooliaan organisaatiossa ilman viivästyksiä tai häiriötekijöitä.

Vaikka yrityksen luonne vaikuttaa sihteeriltä vaadittavaan työtyyppiin, voidaan sanoa, että sen päätehtävät ovat:

1- esityslistan hallinta

Sihteerin vastuulla on pysyä ajan tasalla sen henkilön esityslistalla, jolle hän työskentelee. Siellä sinun on heijastettava kaikkia työsitoumuksiasi ja joskus henkilökohtaisia.

Sinun on myös säilytettävä kaikkien henkilöiden ja instituutioiden tiedot, joihin työnantajan on oltava yhteydessä.

Voi palvella sinua: tärkeämmän ekosysteemin 2 elementtiä

Sihteerin esityslista toimii yleensä sen toimeenpanevaan toimeenpanolokiin, jota hän työskentelee.

2- Huomio yleisölle

Huomio yleisölle on yksi perustavanlaatuisimmista tehtävistä, jotka sihteerin on tehtävä. Sinun on vastattava puheluihin ja kirjattava heidän syynsä, samoin kuin kaikki ne tiedot, joiden avulla työnantaja voi seurata asiaa.

Se on myös henkilö, joka vastaanottaa kävijöitä toimistossa. Siksi on tärkeää, että sihteeri ylläpitää imagoa työpaikan yrityskuvan mukaan.

Hänen roolinsa ei ole vain tervehtimistä ja tehdä kävijöitä ystävällisesti, vaan antaa myös ensimmäiset ohjeet ja ohjeet organisaatiokulttuurista ja yrityksen sisäisistä prosesseista.

3- Asiakirjojen hallinta

Sen lisäksi, että sihteeri kirjoittaa ja hallinnoi pomonsa kirjeenvaihtoa, sihteeri kirjoittaa, lukee, vastaa ja arkistoi suurimman osan korteista, ilmoituksista, muistioista ja työnantajansa sähköposteista ja sähköposteista.

Tätä varten sitä tulisi käsitellä tiettyjä sovelluksia ohjelmisto Tämän avulla voit valmistaa enemmän ketteryyttä ja nopeasti tällaisia ​​asiakirjoja.

Näiden osaamisten spesifisyys riippuu työstä, jota tarvitaan alueella, jolla se toimii.

Sihteeri hoitaa pomo -yhteystietokannan ja arkistoi kirjallisen kirjeenvaihdon, samoin kuin kokoonpanopöytäkirjat ja muut kiinnostavat asiakirjat toimistossa.

Sihteeri ottaa yleensä huomioon tärkeissä kokouksissa käsitellyt asiat.

4- arkaluonteinen tiedonhallinta (sisäinen ja ulkoinen)

Hyvän sihteerin erottavien tehtävien joukossa on käsitellä riittävästi ja tehokkaasti kaikkia tietoja erittäin tärkeitä sen yrityksen tai laitoksen toiminnassa, jossa se toimii.

Voi palvella sinua: tasapaino lauseet

Esimerkiksi, sinulla on oltava määräysvalta laillisista asiakirjoista, joita hallituksen tapauksissa voidaan vaatia milloin tahansa.

Sinulla voi olla pääsy myös ympäristötietoihin tai mihin tahansa yritykseen liittyvistä toimijoista. Tätä tietoa on hallittava hienovaraisella, tehokkaalla ja oikea -aikaisella tavalla.

5- Toimistojärjestö

Sihteerin on käytettävä ja pidettävä laitteet ja toimistokalusteet toiminnassa: puhelimet, kopiokoneet, tulostimet, projektorit, huonekalut, arkistointi.

Se on se, joka hallitsee panosten ja toimistolaitteiden luettelon hallintaa. Se pitää myös fyysiset ja sähköiset tiedostojärjestelmät järjestyksessä, jotta tiedot ovat helposti saatavilla tarvittaessa.

Sihteerillä on oltava puhdas ja järjestäytynyt työtila, koska se on yleensä ensimmäinen asia, jonka yrityksen ulkopuoliset ihmiset näkevät heidän tilojensa saapuessaan.

6- esitysten valmistelu

Yleensä toimeenpanoviranomaisen on esitettävä raporttinsa esitysten muodossa, jotka jatkavat ja hierarchisoivat tietoja. Tätä tehtävää varten hän yleensä pyytää apua sihteeriltä.

Sihteeristön henkilön on varmistettava, että siellä ilmestyvät tiedot heijastavat oikein tietoja, joita pomosi haluaa jakaa.

On myös oltava tarkkaavainen, että se on esitys, joka ei sisällä oikeinkirjoitusvirheitä ja että se on yhdenmukainen yrityksen graafisen identiteetin kanssa.

7- Hallinnollinen valvonta

Sihteerin vastuulla on myös olla tietoinen siitä, että yrityksen tai laitoksen varojen huolehtimiseksi tarvittavat politiikat ja menettelyt, joissa hän palvelee, toteutetaan.

Pomonsa hierarkkisen tason mukaan sihteeri voi vahvistaa tietojen tarkkuuden, jotka heijastavat budjettitoiminnan yksityiskohtia.

Voi palvella sinua: +100 lauseita kuuluisasta kirjoista, jotka innostavat sinua

Sihteerin on käsiteltävä johdon valvontaa ja oikean resurssien hallintaa toimistossa.

8- Siirtymäorganisaatio

Jos pomon on matkustettava paljon työasioihin, sihteerillä on tehtävä organisoida kaikki siirtymiseen liittyvät. Juna- tai lentolippujen hankkimisesta kuljettajan tai paikallisen oppaan majoitus tai palkkaaminen.

9- Viestintä muiden osastojen kanssa

Monissa tapauksissa sihteeri on vastuussa tietojen jakamisesta tai vastaanottamisesta muilta osastoilta ennen kuin he käyvät pomonsa läpi. Vältä tämän avulla työn ylikuormitusta ylemmälle, koska se voi syntetisoida tärkeimmät tarpeet ja ne, jotka vaativat enemmän kiireellisyyttä.

Virtuaalinen sihteeri

Online -töiden noustessa syntyy sihteerien luku online tai virtuaaliset avustajat.

Nämä sihteerit tekevät suurimman osan edellä kuvattuista tehtävistä. Näissä tapauksissa sihteerit veloittavat palvelunsa tunnissa tai projektilla.