Mikä on asiakirjojen elinkaari?

Hän Asiakirjojen elintärkeä sykli Se koostuu peräkkäisestä vaiheista, joiden kautta tiedosto kulkee koko sen käyttöiän ajan. Nämä vaiheet vaihtelevat asiakirjan luomisesta kaikkien sen käyttötarkoituksien ja modifikaatioiden kautta, kunnes se tuhoutuu tai jätetään pysyvästi.

Asiakirjojen elinkaari luotiin Yhdysvalloissa toisen maailmansodan jälkeen. Tämä noudatti tarvetta löytää sopiva tapa hallita paljon kertyneitä tiedostoja.

Kuvan lähde: Wikimedia.org.

Jokainen kurinalaisuus käsittelee eri tavalla asiakirjojen elinkaarta ottaen huomioon sen lähestymistavan ja tiedoston luonteen. Esimerkiksi laillisen asiakirjan elinkaarella voi olla erilaiset vaiheet kuin ne, joilla on akateeminen asiakirja.

Kummassakin tapauksessa asiakirjan pitäminen, miten tallennetaan tai minkä sen oikean käytön tulisi olla. Samoin sen elinkaaren vaiheissa on myös erilaisia ​​lähestymistapoja.

Esimerkiksi, voi olla asiakirjoja, joilla ei ole mitään arvoa yritykselle tai hallitusyksikölle sen antiikin vuoksi. Näillä samoilla tiedostoilla voi kuitenkin olla korkea historiallinen arvo museolle.

Toinen perustavanlaatuinen ero on mikä on analogisten ja digitaalisten asiakirjojen välillä. Digitaalisten arkistojen olemassaolo merkitsee niiden manipuloinnissa ja elinkaaren vaiheissa merkitystä asiakirjojen sisältöön, ja se merkitsee erityispiirteitä.

Asiakirjojen kolme ikää

Kuva: Slideplayer

Vuonna 1972 historioitsija Carlos Wyffels ehdotti kolmen ikäisen teoriaa. Tämän mukaan asiakirjat ovat esineitä, joilla on elintärkeä prosessi, jossa niiden käyttö muuttuu.

Voi palvella sinua: Zacatecasin 10 perinteistä ja tapoista suosituimmista

Yleensä asiakirjoissa on intensiivinen käyttö heti luomisensa jälkeen ja tiettyyn aikaan. Ajan myötä tämä käyttö vähenee kuitenkin, kunnes se pysähtyy kokonaan, joko siksi, että ne arkistoidaan tai tuhotaan.

Wyffelsin mukaan tämä sykli, jolla kaikki asiakirjat käyvät läpi.

Hallinnollinen tai aktiivinen ikä (hallintatiedosto)

Viittaa asiakirjan aktiiviseen ajanjaksoon. Se alkaa sen luomishetkellä ja käy läpi eri vaiheet, joissa sitä kuullaan, siirretään ja jaetaan usein.

Esimerkiksi julkisen palvelun lipun hallinnollinen ikä alkaa, kun se luodaan. Sitten se jatkuu liikkeessä rajoitetun ajan: samalla kun postmanin toimitus tai lähetetty sähköpostitse, kun kuuleminen ja kun maksetaan.

Väli- tai puoliksi aktiivinen ikä (keskusarkisto)

Se on se ajanjakso, jolloin asiakirja on menettänyt hyödyllisyyden, jolle se on luotu. Siksi sillä ei ole yhtä aktiivista käyttöä kuin hallinnollisessa iässä. Se on kuitenkin säilytetty ja sitä voidaan kuulla harvinaisella tavalla.

Esimerkiksi palvelulipun keski -ikä alkaa, kun sen maksamisen jälkeen se arkistoidaan kansioon. On erittäin todennäköistä, että häntä ei koskaan kuulua enää, mutta hän on edelleen arkistoitu, jos huolenaiheita syntyy.

Asiakirjojen puoliksi aktiivinen elämä voi olla muuttuja asiakirjan tyypin mukaan ja kontekstin mukaan. Esimerkiksi laillisella asiakirjalla voi olla aktiivinen elämä laajempi kuin julkisten palveluiden lippu.

Se voi palvella sinua: Mies: Alkuperä, ominaisuudet, erot feminismin kanssa

Passiivinen ikä tai historiallinen ikä (historiallinen arkisto)

Viittaa tiedostojen lopulliseen ajanjaksoon. Kaikilla tiedostoilla ei kuitenkaan ole samaa kohdetta. Luonteestaan ​​riippuen ne voidaan muuttaa historialliseksi tai tuhota.

Historialliset arkistot ovat ne, joilla on kulttuurinen tai tutkimusarvo. Siksi tässä vaiheessa niistä hankitaan säilytysmenetelmät, jotka pitävät ne kaikkein mahdollisimman hyvin.

Asiakirjojen elintärkeän syklin vaiheet

Kolmen ikäteoria vahvistaa yleensä perusvaiheet, jotka kaikki asiakirjat käyvät läpi. On kuitenkin myös muita tarkempia vaiheita, jotka määrittelevät asiakirjojen hyödyllisyyden ja manipuloinnin.

Vaiheet, joiden kautta asiakirja käy läpi, riippuvat sen arvosta, käytöstä ja kontekstista. Näiden ominaisuuksien mukaisesti määritetään, mitkä ovat vaiheet, joiden on mentävä läpi ja mitkä ovat kunkin tekniset ja hallinnolliset säännökset.

Nämä ovat joitain päävaiheista, joiden kautta asiakirja kulkee koko sen käyttöiän ajan:

1-luoma: Se koostuu asiakirjan luomisesta joko painetussa tai digitaalisessa muodossa.

2-makea: Sen muodon, jossa asiakirja on luotu, se on tallennettu fyysinen tai digitaalinen. Joissakin tapauksissa digitalisointivaiheen otetaan huomioon myös, kun se on osa prosessia.

3-luokittelu: Se viittaa asiakirjojen organisaatioon, luokitteluun tai indeksointiin kussakin yhteydessä perustettujen parametrien mukaisesti.

4-transferenssi: viittaa asiakirjan lähettämiseen ja/tai toimittamiseen sen ominaisuuksien mukaisesti. Nykyään tämä voi viitata toimitukseen fyysisen postitse tai sähköpostin lähettämiseen tapauksen mukaisesti.

Se voi palvella sinua: Alebrijes: Tämän meksikolaisen taiteen alkuperä ja tyypit

5-jakelu: Tämä vaihe viittaa asiakirjoihin, jotka on tarkoitettu julkiseen käyttöön tai välttämättömyyteen, joten luomisen jälkeen ne on paljastettava tietylle ihmisryhmälle.

6 yhteistyöhön liittyvä käyttö: Tällä hetkellä tiedostot voidaan järjestää jaettuun käyttöön ja muokkaamiseen. Tämä vaihe on viimeaikainen, ja sitä pidetään yksinomaan digitaalisissa asiakirjoissa.

7-konsultaatio: Se viittaa siihen vaiheeseen, jossa asiakirjat on järjestetty tarkoituksella, että niitä voidaan kuulla. Tämän prosessin aikana turvallisuus- ja/tai saavutettavuussäännökset ovat erittäin tärkeitä, riippuen yleisöstä, jonka odotetaan pääsevän tietoihin.

8-archivado tai tuho: Tämä on kaikkien asiakirjojen elinkaaren viimeinen vaihe. Vastaa hetkeä, jolloin päätetään, onko sillä riittävä historiallinen arvo säilytettävä vai päinvastoin, se tuhoutuu.

Resurssit

1. Darmouth College. (S.F.-A. Asiakirjan elinkaari: Määritelmät, tukitekniikat ja sovellukset. Toipunut: Dartmouth.Edu
2. González, L. (2015). Asiakirjojen elintärkeä sykli: 3 ikäteoria. Toipunut: Bibliopos.On
3. Larrivee, b. (2013). Mikä on elektroninen asiakirjan hallinnan elinkaari? Palautettu: Documentmedia.com
4. Rouse, m. (S.F.-A. Asiakirjan elinkaari. Toipunut: Whatis.TechTarget.com
5. Yebra, m. (2016). Asiakirjan elinkaari - Espanjan arkistojärjestelmä. Palautettu: Normadat.On.