Ostotarvikkeet

Muoto ostotarvikkeet Se on käyttäjäosaston tai varaston henkilöstön luoman asiakirjan ilmoittamaan pyynnön, summan ja toimitusajan hankintaosastolle. Yrityksen hankinta alkaa vaatimusten keräämisellä.

Kun he ovat laatineet, osto -osastolle on ilmoitettava. Ostovaatimus on asiakirja, joka sisältää luettelon näistä vaatimuksista. Petosten estämiseksi osastojen johtajat eivät yleensä saa tehdä tilauksia suoraan toimittajille tai ostaa yrityksen puolesta.

Sen sijaan, joka tosiasiallisesti antaa tilaukset ulkoisille toimittajille, on erilainen osasto nimeltään osto -osasto. Eri osastojen johtajat käyttävät ostotarvikkeiden lomakkeita ilmoittamaan tälle osastolle, mitä materiaaleja tarvitaan hankkimiseen.

Ostopyynnöt ja ostotilaukset ovat keskeisiä asiakirjoja hankkimisprosessissa, joita yritys tarvitsee toimintaansa, standardisoimalla sisäisesti ja ulkoisesti.

[TOC]

Kaverit

Ostopyyntöjen keskeiset kohdat ovat seuraavat:

• Se on osto -osastolle pyyntö tietyn materiaaliluettelon hankkimiseksi.
• Tarvitsee osto -organisaation hyväksynnän.
• Se on sisäinen asiakirja; eli se pysyy organisaation sisällä.

Seuraavien toimitustyyppien tyyppisille toimitustyyppeille voidaan luoda ostotarvikkeet:

Standardi

Toimittajien toimittajien ja -materiaalien hankkiminen sekä tuottavien prosessien että kulutustoimistoartikkeleiden ja muiden omaisuuden suhteen.

Ulkoistaminen

Raaka -aineiden tarjoamiseksi toimittajalle ja sitten saadaan lopputuote.

Voi palvella sinua: yrityksen sisäinen ja ulkoinen suhdetoiminta

Lähetys

Materiaalin hankkiminen, joka tallennetaan yrityksen tiloihin ja maksaa siitä toimittajalle.

SiirtoInventaario Endex

Saada materiaaleja toiselta osastolta tai alueelta, joka on samassa organisaatiossa.

Ulkoinen palvelu

Ulkoisen toimittajan palveluiden, kuten laitosten ylläpidon suorittamisen, palvelujen hankkiminen.

Kuten yksityiskohtainen?

Peruskomponentit, jotka muodostavat ostotarvikkeet, ovat:

- Pakorunumero, joka mahdollistaa asiakirjan tunnistamisen. Sen on oltava esimuotoinen.

- Hakijaosasto.

- Pyydetyn vaatimus- ja toimituspäivämäärä.

- Henkilön nimi, joka valmistaa vastaavan valtuutuksen suorittaneen henkilön vaatimuksen ja allekirjoittamisen.

- Pyydetyt artikkelit on kuvattava yksityiskohtaisesti, jotta vältetään epätarkkojen tietojen välttäminen. Määrän on oltava tarkka; On erittäin tärkeää sijoittaa vaadittu yksikkö (kilot, litrat, yksiköt jne.-A.

- Ostamisen tai osto hyväksyvän osto -osaston johtajan allekirjoitus.

- Jos toimittajia on jo pyydetty, ne on liitettävä vaatimukseen.

Ostoprosessi

Organisaatiot käyttävät ostoprosessia toimitustilauksien suorittamiseen ja seuraamiseen. Nämä voivat olla mistä tahansa: raaka -aineista toimistokalusteisiin ja muihin.

Kun osastopäällikkö katsoo, että materiaalit ovat uupuneet, täytä ostotarvikkeiden lomake, joka sisältää edellä mainitut kentät.

Ostovaatimus on lomake, jonka yritysosasto lähettää osto -osastolle, jossa luetellaan tavarat, jotka haluat, että ulkoiselta toimittajalta pyydetään.

Voi palvella sinua: kassaarkeo

Tämän prosessin avulla käyttäjät voivat tehdä tilauksen, vastaanottaa esimiehen hyväksynnän ja mikä tärkeintä, antaa ulkoisille toimittajille mahdollisuuden esitellä hintamaksuja.

Kun ostopäällikkö vastaanottaa ostopyynnön tässä prosessissa, hän voi tarkistaa kaikki alkuperäkäyttäjän lähettämät tiedot. Johtaja yksinkertaisesti valitsee, onko vaatimus hyväksytty vai ei.

Jos sitä ei ole hyväksytty, on olemassa kuva, jotta päätöksenteko voidaan tehdä syyn ja pyynnön osastolle ilmoitetaan tästä päätöksestä. Jos johtaja antaa kuitenkin hyväksynnän, seuraava askel on pyytää panosta toimittajille.

Merkitys

Ostoprosessi alkaa

Yrityksen osastot tarvitsevat ajoittain materiaaleja; Ostovaatimus aloittaa ostoprosessin. Ostoosasto toimii asiakirjan vakauden mukaan.

Jos ongelmia on, asiakirja auttaa laitosta pyytäviä tarvikkeita tietyllä viestinnällä.

Se on ohjaustyökalu

Jos valvontaa ei ole, henkilökunta voi olla mukana petoksissa, koska he voivat pyytää materiaaleja henkilökohtaiseen käyttöön.

Ostovaatimuksella on vakiintuneita toimenpiteitä sen varmistamiseksi, että petoksia ei harjoiteta. Hakemuksen on suoritettava useita käsiä tarkkuuden ja tarpeen takaamiseksi.

Suojaa liiketoimintaa

Kun vaaditut määräykset on toteutettu, petoksen mahdollisuudet vältetään. Yrityksen omaisuus on myös suojattu.

Ostoprosessin keskittäminen

Kun organisaatio edellyttää, että kaikki vaatimukset suoritetaan keskitetysti osto -osaston kautta, koko prosessin hallinta on helppo.

Ostajat hyötyvät myös siitä, että he voivat nyt ryhmitellä ostoksia ja hyödyntää organisaation ostovoimaa neuvotella paremmista ehdoista.

Voi palvella sinua: Epäsuorat valmistuskulut: luokittelu, esimerkit

Esimerkit

Esimerkki 1

Ei. vaatimus: 00455

Päivämäärä: 15. toukokuuta 2018

Oikean nimi: Annaliese Corvo

Asema: Koulutusvalvoja

Laitos: Henkilöstökoulutus

Vaatimuksen syy: Seuraavia artikkeleita on käytettävä koulutuskurssilla "laadunvarmistus", joka annetaan 16. heinäkuuta 2018 viikon aikana.

- 01 Marker -kotelo rotafoliolle.

- 12 lyijykynää.

- 01 ROTAFOLIO 20 valkoisella lehdellä: 1 metriä leveä x 1,5 metriä pitkä.

- 12 Yksinkertainen linja -tietokone Normaalikokoinen.

- 06 värilliset merkinnät liuskekivelle.

- 12 kumia poistamaan.

- 12 sinistä mustekynää.

Liitetyt 2.

Valtuutettu: Alberto Moreno

Asema: Henkilöstöpäällikkö

Henkilöstöhallinto

Esimerkki 2

Tely makeistuotantoosasto, S.-Lla. Sinun on pyydettävä erilaisia ​​materiaaleja ja täytettävä ostotarvikkeiden lomake. Tämä lomake ilmoittaa osto -osastolle, että näitä tarvikkeita tarvitaan.

Ostoosasto voi hyväksyä tai kieltää vastaanotetun vaatimuksen. Jos hyväksytään, luodaan ostotilaus.

Ostotilaus lähetetään toimittajalle tuotteiden ostamiseksi. Toimittaja tuottaa ja toimittaa tuotteita laskun kanssa.

Vastaanottoosasto vastaanottaa tuotteet ja toimittaa vastaanottoraportin kirjanpitoosastolle.

Jos kaikki asiakirjat ovat tyytyväisiä, kirjanpitoalue antaa laskun kassaa, mikä osoittaa, että maksu toimittajalle voidaan suorittaa.