Pääsihteeri
- 2804
- 744
- Eddie Hackett
Pääsihteeri on se, joka tukee yrityksen korkean hallitsevia johtajia Mikä on pääsihteeri?
Se Pääsihteeri Se on työ tai ammati. Se on se, joka järjestää ja ylläpitää johtajien aikataulua ja auttaa heitä suorittamaan monenlaisia hallinnollisia tehtäviä.
Tavoitteena on edistää liiketoiminnan yleistä tehokkuutta varmistamalla, että kaikki määritetyt hallinnolliset tehtävät suoritetaan ajoissa ja tehokkaasti.
Sihteeri on henkilö, joka tarjoaa hallinnollista tukea ja pystyy suorittamaan tehtäviä, kuten kirjoittamista ja arkistointia, puhelimeen vastaaminen ja viestien lähettäminen.
Pääsihteeri tai hallinnollinen avustaja tekee myös joitain näistä toimista toimiston koordinoinnin, tuotteiden tutkimuksen, vuorovaikutuksen toimittajien kanssa, tuotteiden pyynnön ja tietokannan luomisen lisäksi.
Yleensä toimeenpaneva sihteerit saavat korkeammat palkat kuin sihteerit, koska ne suorittavat korkeatasoisia toimintoja ja nopeuttavat toimistojen tuottavuutta. He voivat miehittää tämän aseman sekä miehet että naiset.
Pääsihteeri
- Liiketoiminnan kandidaatti tai niihin liittyvät alot.
- Kokemus todistettu pääsihteeriksi tai vastaavaksi hallinnolliseksi rooliksi.
- Ole pätevä Microsoft-Offficen hallinnassa olennaisella tavalla ja esimerkiksi ERP-järjestelmät ”Back-Offoce” -ohjelmistossa.
- Syvä tuntemus toimistojen ja kirjanpitomenettelyjen hallinnosta sekä teollisuudessa käsiteltyyn tekniseen sanastoon.
- Perustutkimusmenetelmien tunteminen ja raporttien esittämisen tekniikat.
Voi palvella sinua: rakennemuutos: käsite, ominaisuudet, esimerkit- Erinomainen ajanhallinta- ja ajanhallintataito.
- Erinomainen viestintä- ja neuvottelutaito.
- Eheys ja luottamuksellisuus.
- Näytä nopeus ja kyky sekä ajanhallinnassa että monitehtävissä (Multitark).
Tarvittavat taidot
- Executive sihteerien on oltava tehokkaita perustaidot kuten kirjoittaminen, kielioppi, oikeinkirjoitus ja välimerkit sekä kokemus toimistolaitteiden ja ohjelmistosovellusten, kuten tekstinkäsittelyn, laskentataulukoiden ja grafiikan, käytöstä.
- Heillä on oltava erinomaiset taidot hallita aikaa ja kyky täyttää tehokkaasti erilaisia vastuita.
- Se tarvitsee myös muita ominaisuuksia, kuten hyvä harkinta, diplomatia, harkintavalta ja Kyky ratkaista ongelmia itsenäisesti.
- He tarvitsevat vankkaa kommunikointitaidot Kirjoita raportit ja tarkistavat julkaisut olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa.
- Tietää Kiinnitä kokonaista huomiota Mitä muut ihmiset sanovat, ottaen aikaa ymmärtääksesi pisteitä, jotka esitetään, esittämällä kysymyksiä tarvittaessa eikä keskeytymättä sopimattomia hetkiä.
- Kirjallisten rukousten ja kappaleiden täydellinen ymmärtäminen Työhön liittyvissä asiakirjoissa.
- Kommunikoida selvästi Muiden ihmisten kanssa tiedon välittämiseksi tehokkaasti.
- Olla Tehokas kirjallinen viestintä, sopivin yleisön tarpeisiin.
- Niiden on kehitettävä kriittinen ajattelu, Logiikan ja päättelyn käyttö vaihtoehtoisten ratkaisujen, johtopäätösten tai lähestymistapojen vahvuuksien ja heikkouksien tunnistamiseksi syntyviin ongelmiin.
- Pystyä olettamaan a ennakoiva oppiminen, Ymmärrä uuden tiedon vaikutukset ongelmanratkaisuun ja nykyiseen päätöksentekoon.
Voi palvella sinua: suora työvoima- Pystyä jhk tarkistaa ja arvioida heidän oma ja muiden ihmisten tai organisaatioiden suorituskyky parannusten tekemiseksi tai korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Pääsihteerin tehtävät
- Pääsihteeri voi olla vastuussa pienestä laatikosta ja kirjanpidosta, mutta voi myös hallita budjettia.
- Voit julkaista kohteita verkkosivustolla, vaikka voit myös suunnitella ja hallita verkkosivustoa.
- Voit tehdä tietojen syöttämisen laskentataulukkoon, jonka se on suunnitellut ja joka käyttää funktioiden raportointia.
- Pääsihteeri voi valvoa hallintohenkilöstöä. Hän ilmoittaa usein toimitusjohtajalle ja voi tukea yhtä tai useampaa korkeatasoista johtajaa.
Vastuu
Huomio johtajille
- Pidä johtajien aikataulu ja auta tapaamisten suunnittelussa, hallituksen kokouksissa, konferensseissa jne.
- Osallistu kokouksiin pöytäkirjan tekemiseksi ja tapaamiseksi, käännä ne sitten, kirjoita ja jaa ne.
- Tee kaikki avainhenkilöiden matkajärjestelyt: Kulkujen hankinta, hotellin varaus, päiväkirjojen toimittaminen, asiaankuuluvan dokumentoinnin jne.
- Suorita uskotut tutkimukset, kerätä tietoja ja laadita asiakirjoja tai raportteja johtajien, komiteoiden ja johtajien nivelten harkitsemiseksi ja esittämiseksi, sellaisena kuin se on määritetty.
- Käsitellä luottamuksellisia asiakirjoja varmistaen, että ne ovat edelleen suojattuja ja turvallisia.
Sisäinen ja ulkoinen vuorovaikutus
- Vastaanota ja suodattaa puhelut, ohjata ne asianmukaiselle henkilölle, kun se on kätevä.
- Käsittele, priorisoi ja jaa kaikki saapuvat tai lähtevät kirjeenvaihto (sähköposti, kirjeet, faksit, paketit jne..
Se voi palvella sinua: Teollisuustalous: Konsepti, merkitys, esimerkki Meksikosta- Valmistele vastauksia kirjeenvaihtoon, joka sisältää rutiininomaisia neuvotteluja.
- Valvoo toimistotarvikkeiden käyttöä ja neuvottele toimittajien kanssa varmistaaksesi, että tilaukset ovat kannattavampia.
- Tapaa yksilöiden, erityisryhmien ja muiden kanssa johtajien, komiteoiden ja hallituksen puolesta.
- Tervetuloa kävijöitä ja selvitä, onko heille annettu pääsy tiettyihin tiettyihin ihmisiin.
Hallinnollinen tuki
- Pidä sähköiset ja paperirekisterit jätettynä varmistaen, että tiedot on järjestetty ja helposti käytettävissä sen palauttamiseksi nopeasti.
- Laaditaan laskuja, raportteja, kirjeitä, tilinpäätöksiä ja muita asiakirjoja tekstinkäsittelyohjelmiston, laskentataulukoiden, tietokantojen ja/tai esitysten avulla, ja tarjoaa myös vastaavan avun kirjanpidossa.
- Suorita yleiset toimistotehtävät, kuten hallintojärjestelmien ylläpitäminen ja kirjanpidon perustaminen.
- Koordinoi ja suoria toimistopalveluita, kuten tietueita ja budjetin valmistelua, johtajien auttamiseksi.
- Perusta ja valvoa hallintopolitiikkaa ja menettelytapoja sekä toimistojen että organisaation työntekijöille.
- Tarkastele toimintakäytäntöjä ja -menettelyjä sen määrittämiseksi, voidaanko parannuksia tehdä muun muassa työnkulku-, raportointi- tai kulutusmenettelyjä.
- Valvoa ja kouluttaa muita hallintohenkilöstöä.
Viitteet
- Toimiva. Pääsihteerin työn kuvaus. Resursseista.Toimiva.com.
- Hrvillage. Pääsihteerin työn kuvaus. Otettu HRVILLAGE: sta.com.
- BSR. Pääsihteerin vastuut. Otettu Beastsampleresumesta.com