Tyyppiset asiakirjat

Eräs asiakirja Se on ihmisen tai organisaation suorittamasta tietystä toiminnasta toteutuneesta tietueesta. Tämä dokumentaatio voidaan esittää fyysisessä tai virtuaalisessa mediassa ja tekstimuodossa, valokuvissa, videoissa.

Kun teet asiakirjan missä tahansa keinoissa, joilla se voidaan esitellä, on käytettävä helppoa kieltä omaksumaan ja ilmaisevat selkeästi sen, mitä haluat kommunikoida, saavuttaen siten, kuka sitä käyttää, ymmärtää helpommin, mitä haluat paljastaa.

On tärkeää sanoa, että asiakirja pyrkii myös tallentamaan sen sisältämät tiedot, jotta sitä voidaan kuulla tulevaisuudessa. Toisin sanoen, kun dokumentoitat tiettyjä tietoja, ei vain pyydetty, että täsmällinen sisältö on rekisteröity, vaan sitä voidaan kuulla milloin tahansa aikoina.

Lisäksi voidaan sanoa, että viesti, jonka se lähtee rekisteröidystä. Näin on se, onko se julkinen vai yksityinen, koska jollain näistä kahdesta tyypistä on erilainen johto.

Asiakirjan luokittelu

Asiakirjojen laatimisessa esitetään kaksi pääkäyttöä; sen muodon mukaan ja sen käytön mukaan.

Sen muodon mukaan

Tämä luokittelu viittaa keinoihin, joilla asiakirja tulee esittämään, toisin sanoen tapaan, jolla sisältö paljastetaan. Tätä varten on olemassa erilaisia ​​muotoja, kuten:

Tekstiasiakirjat:

• Tekstin muodossa oleva dokumentaatio on se, mikä paljastuu kokonaan kirjallisella kielellä, joko kirjaimilla, numeroilla, merkinnöillä tai symboleilla.
• Tämä on yksi perinteisimmistä tavoista tietyn sisällön rekisteröimiseksi, koska se antaa sen sisällön selittää yksityiskohtaisesti ja syvyydessä.
• Tämän tyyppisistä asiakirjoista löydät kirjoja, lehtiä, teknisiä raportteja, akateemista tai tieteellistä tutkimusta, sähköpostiviestejä, julkaisuja sosiaalisissa verkostoissa tai kirjeissä.

Voi palvella sinua: Sosiokulttuurinen skenaario

Kuva- tai valokuva -asiakirjat:

• Ne ovat asiakirjoja, jotka tallentavat tietonsa kuviin, valokuviin, karttoihin, piirustuksiin jne.
• Tapa, jolla he kommunikoivat sisällönsä, on paljon visuaalista kuin muut tyypit, mikä helpottaa heidän ymmärrystään ja ymmärrystä.
• Esimerkiksi tämän tyyppisistä asiakirjoista, tietyn paikan, henkilön tai eläimen, piirustukset tai luonnokset tietyistä taloudellisista tai poliittisista tiedoista tai grafiikoista voidaan nähdä.

Äärimmäiset asiakirjat:

• Tämän tyyppisissä asiakirjoissa audiolomakkeiden sisältö on dokumentoitu, koska se on erityisesti suun kautta otettavan kielen tai äänen lausekkeiden perusteella.
• Näissä musiikillisissa kappaleissa, kappaleilla, äänien äänillä, äänioikeuksilla, eläinäänet, radio tai podcastit ovat todistettuja.
• Nämä elementit vaativat tekniikkaa, jonka avulla voit tallentaa ääniä, mikä auttaa heidän varastointia ja jakelua. Teknologisen kehityksen ansiosta digitaalinen media helpottaa pääsyä niihin, joiden on kuultava heitä.

Audiovisuaaliset asiakirjat:

• Ne ovat kaikki nämä asiakirjat, jotka perustuvat sekä visuaalisiin elementteihin (kuten valokuviin tai kuviin), samoin kuin äänielementteihin (kuten äänihanteisiin tai kuulokappaleisiin).
• Audiovisuaalisissa muodoissa voit nähdä muun muassa materiaaleja, kuten videoita, elokuvia, dokumentteja, animaatioita, uutisia, sarjoja.
• Kuten ääniasiakirjat, audiovisuaaliset tietueet tarvitsevat tekniikkaa, joka mahdollistaa sekä visuaalisten että äänikomponenttien tallentamisen.

On tärkeää selventää, että jotkut aikaisemmista muodoista voivat olla fyysisiä tai digitaalisia ja että heidän muodon mukaan heidän varastoinnin, jakelu ja organisaatio on helpotettu.

Edellä olevien teksti- tai valokuvatyyppisten asiakirjojen mukaisesti saattavat vaatia suurta tilaa talletettavaksi, koska paperi, kansiot tai tiedostot saattavat tarvita paljon kapasiteettia.

Voi palvella sinua: Rapa Nui: Historia, ominaisuudet, kulttuuri, perinteet

Lisäksi ääni- tai audiovisuaaliset asiakirjat voidaan tallentaa helpommin, koska ne ovat enimmäkseen digitaalisia elementtejä. Tästä syystä he ovat saaneet suurta suosiota viime vuosina keinona tallentaa sisältöä.

Voidaan sanoa, että viime vuosina useimpia minkä tahansa tyyppisiä asiakirjoja hoidetaan digitaalisessa mediassa, koska niillä on suurempia etuja fyysisen tyyppisissä asioissa.

Sen käytön mukaan

Muu asiakirjojen luokittelu annetaan niiden käytön mukaisesti, koska se on se julkinen tai yksityinen.

• Yksityiset asiakirjat:

Yksityiset asiakirjat ovat niitä, joissa niiden käyttö ja pääsy tiettyihin ihmisiin tai organisaatioihin on rajoitettu. Tämä tehdään paljastamien tietojen suojelemiseksi, välttäen siten, että ne, joille ei ole lupaa.

Yksityisten digitaalisten asiakirjojen suojaamiseksi voidaan käyttää elementtejä, kuten salasanoja, salattua koodia tai virtuaalisia turva -avaimia.

Samoin, jos nämä ovat yksityisiä fyysisiä asiakirjoja, ne voidaan suojata paikoissa, joissa on vaeltavia varastointia, turvakoteloita tai turva -näppäimiä.

Tämän luokituksen puitteissa on elementtejä, kuten sairauskertomus, yrityssopimukset, pankkitiedot, henkilökohtaiset tai yritysviestit, tieteellinen tutkimus, sotilasasiakirjat jne.

• Julkiset asiakirjat:

Ne ovat kaikki ne asiakirjat, jotka kuka tahansa voidaan nähdä ja tarkistaa, koska heillä ei ole minkäänlaista rajoitettua pääsyä. Tämän vuoksi tällaista sisältöä löytyy eri tiedotusvälineistä, jotka ovat avoinna yleisölle, fyysinen tai digitaalinen.

Toisin kuin yksityiset asiakirjat, yleisö voidaan varastoida tai sijoittaa paikkoihin, joilla on helppo pääsy niille, jotka voivat tulla neuvotellakseen niistä.

Voi palvella sinua: Epäsuora viestintä: Ominaisuudet, tyypit, esimerkit

Nämä asiakirjat löytyvät verkkosivuilta, jos ne ovat digitaalisia tai kirjastoissa, kirjakaupoissa tai julkisissa toimistoissa, jos ne ovat fyysisiä tyyppejä.

Esimerkiksi tämän tyyppisissä asiakirjoissa voit nähdä tunnistusasiakirjoja (DNI, Passport, Traffic License, työkortti), lehdissä julkaistuja artikkeleita tai raportteja, kiinteistöjen nimikkeitä, julkisia palveluita, ajoneuvojen rekisteröintiä, avioliitto-, avioliittorekisteriä, muun muassa.

On myös korostettava, että nämä asiakirjat ovat julkisia tai yksityisiä luokituksia. Ne voivat olla valokuvia, audiovisuaalisia, ääniä tai tekstiä.

Toisaalta, on oltava hyvin selvä.

Viitteet

1. Konsepti ja asiakirjojen tyypit. (2010). Saatu Mailxmailista.com
2. Organisaation asiakirjat. (2016). Saatu http: // asiakirjojen hallinta.Blogin.com/
3. Tyypit ja asiakirjakurssit. (2019). Saatu SDSPanamasta.com
4. Tyypit ja asiakirjakurssit. (2019). Saatu SDSPanamasta.com
5. Asiakirjatyypit ja muodot. (2012). Saatu UJI: ltä.On/