15 tärkeintä toimistotoimintoa

Se Toimistotoiminnot, jotka hallitsevat Ne ovat yrityksen, organisaation tai laitoksen henkilöstön suorittama hallinnolliset toiminnot, jotka ovat välttämättömiä heidän toimintaansa. Jos tehokkaasti suoritetaan tehokkaasti, tulokset ovat paljon parempia kuin jos ne tehdään huonosti.

Toimistotyöllä on yleensä säännöllinen aikataulu maanantaista perjantaihin, joka alkaa klo 8 tai 9.m. ja kestää jopa 4 tai 5 p.M, vaikka tämä vaihtelee maiden tai alueiden mukaan.

Useimmat toimistotyöt vaativat perustaidot, kuten: suun kautta tapahtuva viestinnän, kirjoituskyky, arkisto ja jotkut kokemukset toimistolaitteista, kuten tietokoneista, kopiokoneista jne.

Oletetun aseman tai vastuun tasosta riippuen se edellyttää, että henkilöllä on tekninen, yliopisto tai neljännen tason koulutus.

Pääkonttorin toiminnot, jotka hallitsevat

1- Suunnittelu

Tämä on ensimmäinen ja tärkein tehtävistä, koska se koostuu määrittelemisestä, kuinka organisaatiomenetelmät ja rakenteet voivat edistää liiketoimintasuunnitelmaa.

On teknisiä työkaluja, jotka auttavat heitä, sitten nämä menetelmät voidaan määrittää tehtävissä ryhmän jäsenten keskuudessa, mutta vain hyvä suunnittelu voi varmistaa, että kaikki päättyy lisäämään liiketoiminnan tavoitetta.

Yleistä suunnittelua varten vaaditaan selkeä visio yrityksistä ja tietty hierarkkinen taso yrityksessä, mutta jokaisen ryhmän jäsenen on suunniteltava työnsä, jotta he voivat saavuttaa asetetut tavoitteet ja määräajat.

2- Transkriptio- ja/tai raportointiraportit

Tehtävä, joka vie toimistossa työskentelevien ajan, on kirjoittaminen kaikista tuista raporteista, jotka tukevat tai yksityiskohtaisesti heidän tehtävänsä tai jotka selittävät muiden kollegoidensa keskuudessa yksityiskohdat (tausta, edistysaskeleet, tulokset, ammattilaiset ja ammattilaiset Miinukset jne.), Tietyn projektin.

Nämä kirjoitukset toimivat myös tietueena sen organisaation toiminnasta, johon kyseinen toimisto kuuluu, tulevia tarkastuksia tai arvosteluja varten.

3- Osallistu kokouksiin

Ne ovat kokouksia työryhmän jäsenten välillä, joissa ideoita nykyisistä hankkeista vaihdetaan, esitetään uusia ehdotuksia, esitykset, raportit tai raportit jaetaan.

Heillä on yleensä tavoite kohdistaa kaikki läsnä olevat yhteisen tavoitteen suuntaan, roolien, tehtävien ja määräaikojen osoittaminen jokaiselle. Ne myös ratkaisevat haittoja, jotka ovat syntyneet tehtävien suorituksessa.

Voi palvella sinua: keskiviikko lauseet

Heillä on yleensä erittäin määritelty taajuus, kesto ja dynamiikka. Lisäksi se, mitä heissä on keskusteltu, on yleensä rekisteröity minuutteina tai minuutteina arkistoon.

Jotkut organisaatiot pitävät päivittäisiä kokouksia, vielä useita päiviä viikossa, kahden viikon välein ja toiset kuukausittain. Kokousten tiheys riippuu jokaisesta yrityksestä ja niiden tarpeista.

4- Ohjelmakokoukset

Kyse on kaikkien ihmisten esityslistan koordinoinnista, joiden on oltava kokouksessa niin, että he onnistuvat samaan aikaan tietyssä paikassa ja ajassa.

Se on tehtävä, joka voi olla ylivoimainen, joten tekniikan luottaminen voi olla hyvä idea. On sovelluksia, kuten aikataulu, joiden avulla voit ohjelmoida kokouksia automaattisesti, jolloin vieraat voivat nähdä käytettävissä olevat päivämäärät ja valita heille sopivan aikataulun.

5- Tarkista yrityksen sähköposti

Se on tehtävä, joka voi viedä kauan. Vuonna 2016 julkaistu Adobe-raportti, joka johtui itsehallinnollisesta tutkimuksesta yli tuhanteen työntekijään, paljastaa, että ohitamme keskimäärin 20.5 tuntia viikossa, tarkistamalla työpostiviesti.

Luokitella, lukea ja vastata sähköposteihin, on hyvin yleinen viestintämuoto ja mahdollistaa organisaation projektiin tai prosessiin liittyvien tiedostojen ja vaikutelmien vaihdon.

Vaikka yritykset etsivät jatkuvasti tehokkaampia postinhallintalomakkeita, on myös sovelluksia, kuten Gmailin älykkäitä merkkejä.

Toinen tapa nopeuttaa tätä tehtävää on sisällyttää tyyppiset postipohjat tai tekstit, jotka voidaan lähettää pienellä muutoksella eri vastaanottajille ja eri mahdollisuuksista.

6- Rahoitushallinta

Tämä tehtävä on taata, että raha täyttää elinkaarensa tuotteiden ja palveluiden ostamisessa ja myynnissä; että kaikki laskut lähetetään, rekisteröity, maksetaan ja lähetetään. Tietenkin on toimistoja, joissa ne ovat vain omistettuja tähän.

Tähän toimintaan sisältyy myös taloudellisten tilien ja oikeudellisten asiakirjojen pitäminen päivitettynä siten, että kyseisessä organisaatiossa ei ole haittoja, jotka koskevat laillista kehystä.

Se voi palvella sinua: Ghost Gut: Ominaisuudet, viljely ja käyttötarkoitukset

7- Logistiikka

Tämä toiminto takaa, että kaikki yrityksen työhön liittyvät tavarat kuljetetaan varastoihin ja asiakkaisiin. Se sisältää myös yhteyden luomisen toimittajiin raaka -aineiden hankkimiseksi uusien tuotteiden valmistukseen.

Tämän tehtävän tavoitteena on varmistaa, että yrityksellä on hallussaan kaikki tarvittava markkinoinnin tai palvelun tuotannon ylläpitämiseksi.

8- Soita huomio

Toimistossa on myös tarpeen vastata puhelimeen, koska se on väline asiakkaiden, toimittajien ja itse työtovereiden kanssa. 

Vaikka se näyttää yksinkertaiselta tehtävältä, se vaatii tietyn protokollan, koska se voi olla ääni, jonka joku yrityksen ulkopuolinen yhdistää tämän kuvan. Siksi on tärkeää, että kohteliaisuussääntöjä kunnioitetaan, institutionaalinen sävy ylläpidetään, äänen määrä ja käytetty sanasto moderoitiin.

Toinen tärkeä tosiasia, jota joskus jätetään huomiotta tämän toiminnon suorittamisessa, on kirjoittaa mahdollisimman monta tietoa puhelimen toisella puolella; Tämä ruokkii yrityksen yhteystietokantaa ja antaa sinun seurata puhelinkeskustelun aikana käsiteltyä ongelmaa.

9- Arkistojärjestö

Suurin osa toimistossa suoritetuista tehtävistä, tuottaa jonkin verran asiakirjaa: laskut, muistiinpanot, minuutteja, minuutteja, myyntiraportteja jne.

Digitaalisessa tai paperissa se on määrä tietoa, joka vaatii jonkun luetteloimaan sen, arkistoimaan sen ja suojaamaan sitä liiketoiminnan tärkeystason mukaan.

Juuri tämä viimeinen tietosuoja -kohta on ongelma, josta on tullut monille organisaatioille päänsärky, joten työkalut, protokollat ​​ja menettelytavat, jotka etsivät arkistossa olevaa turvallisuutta ja siirron siirtoa, syntyvät yhä herkempää tietoa organisaatio.

Joissakin tapauksissa ulkoinen kiintolevy.

Voi palvella sinua: melankolialausekkeet

10- Yrityksen postinjakelu

Tehtävä, joka huolimatta siitä, että ei vaadita kovin korkeaa akateemista koulutusta, vaatii hyvää organisaatiota, vastuuta ja kiireellisyyttä, on kirjeenvaihdon jakautuminen toimistossa.

Luonnos jonkin verran suunnittelusta, pankin lähettämä luottokortti, toimittajan laskut tai valtion yksikön vastauskirje, ovat joitain asiakirjoja, joita kuka tahansa työntekijä voi odottaa ja josta monet muut prosessit voivat riippua yrityksestä.

11- Asiakaspalvelu

Tämä tehtävä koostuu fyysisesti osallistumisesta asiakkaisiin, joilla on epäilyksiä tai valituksia yrityksen tarjoamista tuotteista tai palveluista.

12- Asiakirjojen tulostaminen ja kopiointi

Se koostuu fyysisesti pelastuvien asiakirjojen tulostamisesta tai kopioita, joista on oltava kopioita tai toimitettava yrityksen työntekijöille.

13- Haastattelut ehdokkaiden kanssa

Tämä on yksi henkilöstön valintaprosessin tehtävistä. Niitä voidaan ottaa erikseen tai ryhmässä, ts. Keskittyen yhteen ehdokkaaseen tai useisiin.

14- Tarvikkeiden ja toimistomateriaalin ostaminen

Toimistomateriaalit ovat välttämättömiä niiden tehokkuuden kannalta. Paperitavaroiden tarvikkeiden, tulostimen musteen, pakkauksen tai paperin on aina oltava saatavilla, joten heidän hallinnastaan ​​on oltava joku vastuussa.

15- Hallinnolliset toiminnot

Hallinnolliset pyrkimykset ovat välttämättömiä yrityksen ylläpitämiseksi ja voivat saavuttaa menestystä liiketoiminnassaan. Oikeudellisista kysymyksistä, paperityöstä ja muista byrokraattisista juonista on joitain näistä toiminnoista.

Viitteet

1. Audra Bianca (S/F). Office -organisaatio- ja suunnitteluvinkit. Toipunut: pienyritys.Krooninen.com.
2. Biz -trendi (2015). 7 toimistotehtäviä, jotka voivat ja pitäisi automatisoida. Palautettu: on.SBA.Hallitus.
3. Dewei Caitlin (2016). Kuinka monta tuntia elämästäsi olet tuhlannut työpostiviestiin? Kokeile masentavaa laskimia. Toipunut: WashingtonPost.com.
4. Laurie Reeves. Luettelo toimistossa työskentelevistä työpaikoista. Toipunut: työ.Krooninen.com.
5. Mitä toimisto -avustaja tekee. Oppi.org.
6. Mitä ihmiset tarkalleen tekevät toimistotyössä. Palautettu: Reddit.com.