Kirjeenvaihtoyksikön toiminnot, rakenne, merkitys

Se kirjeenvaihtoyksikkö Se on työasema, joka vastaanottaa, luokittelee, kirjaa ja jakaa sisäistä ja ulkoista viestintää ja asiakirjoja kaikille organisaation jäsenille eri osastojen välillä. Sen tavoitteena on varmistaa, että ne toimitetaan vastaanottajalleen tehokkaasti, nopeasti ja parhaissa olosuhteissa.

Yksityiset ja julkiset yritykset tai yritykset toteuttavat tämän asiakirjanhallintaohjelman kirjeenvaihdon hallintaprosessien nopeuttamiseksi. Se on prosessi, joka on integroitu organisaation dynamiikkaan ja mahdollistaa yrityksen tavoitteiden saavuttamisen.

Kirjeenvaihtoyksikkö tarkkailee tiedon tehokasta ja nopeaa toimitusta yrityksessä. Lähde: Pixabay.com

Vanhasta arkistosta digitaalikauteen tämän osaston organisaatiomenetelmällä on tarkoitus sallia helppo pääsy kiinnostaviin dokumenttitietoihin ja suojata valvontatietueita, tiedostoja, menettelytapojen käsikirjoja ja koko yrityksen historiallista historiaa fyysinen ja/tai digitaalinen muoto.

Tällä hetkellä on kehitettyjä ohjelmistoja asiakirjojen hallinnan kiihdyttämiseksi, mikä on vaikuttanut positiivisesti ympäristöympäristöön, koska fyysinen tiedosto yleensä katoaa ja paperin kulutus vältetään.

Samoin kirjeenvaihdon toimitus tai vastaanotto tehdään dynaamisemmaksi ja nopeutetaan intranetin ja ekstranetin läpi.

[TOC]

Funktiot

Kirjeenvaihtoyksiköllä on erityiset toiminnot, joiden tarkoituksena on dokumentoida, organisoida ja jakaa tehokkaasti vastaavuuksia, jotka sisältävät toimitettua liiketoimintaa tai palvelua luontaisia ​​tietoja, samoin kuin kaikki elintärkeät dokumentaatiot hallinnollisen ja organisaation toiminnan tukemiseksi.

Kirjeenvaihtoyksikön erityisfunktioista ovat seuraavat:

- Hallitse asiakirjojen pääsyä ja poistumista.

Voi palvella sinua: 10 suosituinta Jalisco Legendoa

- Levitä viestintä vastaaville alueille.

- Käsittele sisäisesti ja ulkoisesti luotuja kirjeenvaihtoa ja viestintää.

- Digitalisoivat asiakirjat.

- Tilaa, luokitella ja kuvaile yhtiön dokumentirahaston asiakirjoja.

- Säily- ja ohjausdokumenttituotanto.

- Määritä peräkkäiset numerot tuotetulle tai vastaanotetulle kirjeenvaihdolle (säteily).

- Valitse asiakirjat ja viestintä, jotka on säilytettävä ja siirrettävä ne keskusarkistoon.

Rakenne

Kirjeenvaihtoyksikkö on järjestetty yrityksen tai laitoksen koon ja ominaisuuksien mukaan. Se riippuu yleensä pääkonttorista, joka jakaa kahteen alayksikköön: yksi syöttö ja yksi poistumisesta.

Jokaisella alayksiköllä on erityiset toiminnot, jotka on suunnattu kaiken sisäisen että ulkoisen kirjeenvaihdon kanssa liittyvään antamiseen ja hallintaan. Tämäntyyppiset yksiköt jäsentelijät seuraavasti:

Johtajuus

Määritä määräykset ja politiikat, jotka rationalisoivat, normalisoivat ja säätelevät asiakirjojen tuotantoa, jakelumenetelmiä, kirjeenvaihdon lähettämistä ja vastaanottamista ja osaston jäsenten tehtäviä. Toisin sanoen he luovat koordinoidusti asiakirjan ja arkistohallinnan prosessin ja sen tehokkaan systemaation.

Kirjeenvaihdon alayksikkö

Se vastaa jakelu- ja valvontamenetelmien toteuttamisesta asiakirjojen hallinta -alueella yrityksen asettamien politiikkojen ja asetusten perusteella. Tämä on jaettu:

Ilmoittautumiskirjeenvaihto

Nämä ovat asiakirjoja, jotka saapuvat ja on suunnattu laitoksen eri osastoille. Tällä alueella asiakirjat vastaanotetaan. Ennen vastaanoton noudattamisen sulkemista on varmistettava, että:

- Ovat todellakin laitoksen tai yrityksen kannalta.

- Asia on luontainen laitokselle tai yritykselle.

- Ovat asianmukaisesti sinetöityjä ja allekirjoitettuja.

Voi palvella sinua: Pictografinen kirjoittaminen: Alkuperä, ominaisuudet ja esimerkit

- Liite, jos niitä on, ovat täydellisiä. Jos niitä ei ole, vaatimus on välittömästi esitettävä kirjallisen tai sanallisen muodon emitterille.

- Alayksikön sinetti päivämäärän ja vastaanoton ajankohtana on sijoitettu.

Valvonta ja toimitus

Sitten asiakirjat luokitellaan asettamalla symboli, joka vastaa osastoa, johon se on lähetettävä. Rekisteröinti tehdään pääohjaustietojen mukaisesti vastaanottopäivänä, osasto, johon se on tarkoitettu, rekisteröintinhallintanumero ja alkuperäiset lähettäjätiedot.

Tämän dokumentoinnin ja luokittelun jälkeen jakelu jatkuu, mikä koostuu jokaisen osaston tekemisestä tai kirjeenvaihdosta riippuvuudesta. Sanoi, että osasto jatkaa vastaanottaneen ja yhteensopivan tunnustusta.

Jos todetaan, että asiakirjaa ei ole suunnattu laitokselle tai se ei ole sen kilpailu.

Poistua kirjeenvaihdosta

Tämä alue on vastuussa kirjeenvaihdon ja asiakirjojen vastaanottamisesta jokaiselta yrityksen tai laitoksen osastolta ja niiden järjestäminen määränpäähänsä. Hän tekee toimiston asiaankuuluvilla teillä, kun he validoivat seuraavan:

- Asiakirjat on kirjoitettava institutionaaliseen asiakirjaan.

- Asiakirjat on allekirjoitettava (sekä alkuperäinen että kopio).

- Liite on liitettävä.

- Vastaanottajan ja osoitetietojen on oltava oikeita.

- Hallinta- ja poistumistietueen on oltava päivämäärä ja koodi.

Kun olet tarkistanut ja hyväksynyt lähetysten määritetyt tiedot ja ominaisuudet, jatka vastaanoton todistamisen myöntämistä.

Tällä alueella oletetaan lähetys- ja toimittamisen vastuu kohteisiin luokittelemalla ne tien mukaan (postitse, henkilökohtaisesti tai suoraan, vaihdon kautta muun muassa).

Se voi palvella sinua: Atacames -kulttuuri

Kirjekuoret merkitään ja toimitus- tai laskujen ohjaamat asiakirjat sen reitin mukaan, jolla ne lähetetään, tunnistetaan. Sinun on palautettava kopio suljetuista ja allekirjoitetuista asiakirjoista vastaanoton kuittauksena.

Lopuksi ne arkistoidaan aakkosellisessa, numeerisessa, temaattisessa tai kronologisessa järjestyksessä lähtörekisteröinnin suorittamiseksi ja hallinnan luomiseksi.

Merkitys

Kirjeenvaihtoyksikkö on herkkä ja korkea luottamuksellinen alue. Se riippuu siitä suhteista ja viestinnästä laitoksen sisällä ja sen ulkopuolella suoritetaan tehokkaasti ja oikea -aikaisesti.

Kirjeenvaihtoyksikön merkitys perustuu siihen, että tämä on takaa niiden asiakirjojen säilyttäminen, huoltajuus ja säilyttäminen, jotka muodostavat laitoksen tai yrityksen muistin.

Päätavoitteena on tarjota pääsy kirjallisiin tietoihin, joita käsitellään yksikön sisällä.

Viitteet

1. "Kirjeenvaihtoyksikkö" Santiago de Cali -yliopistossa. Haettu 8. heinäkuuta 2019 Santiago De Cali: USC: n yliopistosta: USC.Edu.yhteistyö
2. Gutiérrez, E. "4 vaihetta tiedostojen muodostamiseksi ja järjestämiseksi yrityksestäsi" eivät ole papereita. Haettu 8. heinäkuuta 2019, he eivät ole papereita: Usonpapeles.com
3. Escobar, c. "Dokumentin organisaatio" toiminnassa. Haettu 8. heinäkuuta 2019 aktiviteetteista: Blogspot.com
4. ”Sisäinen tiedosto ja kirjeenvaihto" Kolumbian kansallisissa palomiehissä. Haettu 8. heinäkuuta 2019, Kolumbian kansallinen palokunta: Palomiehet.Mininterior.Hallitus.yhteistyö
5. ”Liittovaltion julkisen sektorin kirjeenvaihto- ja arkistoyksiköt” Monterreyn teknologian ja korkeakoulujen instituutti. Haettu 9. heinäkuuta 2019 Monterreyn teknologian ja korkeakoulujen instituutista: ITESM.MX