Sisäinen kirjanpidon hallinta

Mikä on sisäinen kirjanpidon hallinta?

Hän Sisäinen kirjanpidon hallinta Se kattaa yrityksen toteuttamat menetelmät taloudellisten ja kirjanpitotietojen eheyden takaamiseksi, operatiivisten ja kannattavuustavoitteiden noudattamisen sekä hallintakäytäntöjen toimittamisen noudattamiseksi koko organisaatiossa. Nämä päällekkäin yrityksen normaalit toimintamenettelyt.

Tämä päällekkäisyys vastaa varoja suojata, minimoida virheitä ja varmistaa, että toiminnot suoritetaan hyväksytyllä tavalla. Ei ole identtisiä sisäisiä valvontajärjestelmiä, mutta monista hallintafilosofioista taloudellisen koskemattomuuden ja kirjanpitokäytäntöjen suhteen on tullut tavanomaisia ​​hallintakäytäntöjä.

Sisäisen valvonnan hinta on hinta, joka on, että valvontatoiminnot lopettavat usein yrityksen prosessien luonnollisen virtauksen, mikä voi vähentää sen yleistä tehokkuutta. Keskeinen käsite on, että edes täydellisin sisäinen valvontajärjestelmä ei poista kokonaan petoksen tai virheen riskiä.

Aina tapahtuu joitain tapauksia, yleensä odottamattomien olosuhteiden tai petosten haluavan joutuneen ponnistelun vuoksi.

Sisäisen kirjanpidon hallinnan elementit

Tehtävän erottelu

Toimintojen erottaminen merkitsee kirjanpidon, talletusten, raporttien esittelyn ja tarkastusten jakamista. Lisätehtävät erotetaan, on vähemmän mahdollisuuksia, että yksi työntekijä tekee vilpillisiä tekoja.

Pienille yrityksille, joilla on vain muutama kirjanpito työntekijä, jaa vastuut kahden tai useamman ihmisen välillä tai edellyttävät, että työtoverit tarkistavat kriittisiä tehtäviä.

Kulunvalvojat

Hallitse pääsy kirjanpitojärjestelmän eri osiin salasanojen, tukosten ja sähköisten käyttötietueiden kautta, jotta voidaan pitää luvattomat käyttäjät poissa järjestelmästä.

Lisäksi se tarjoaa tavan tarkistaa järjestelmän käyttö virheiden tai erimielisyyksien lähteen tunnistamiseksi.

Fyysiset tarkastukset

Fyysiset tarkastukset sisältävät käteisvarojen käsikirjan ja kirjanpitojärjestelmään rekisteröidyn fyysisen omaisuuden; Esimerkiksi varastot, materiaalit ja työkalut.

Fyysinen lukumäärä voi paljastaa hyvin hiotut erot tilien saldoissa, jotka jätetään huomiotta sähköisissä tietueissa.

Käteismäärä myyntipisteissä voidaan tehdä päivittäin tai jopa useita kertoja päivässä. Suurimmat hankkeet, kuten varaston manuaalinen määrä, on suoritettava harvemmin, ehkä neljännesvuosittain.

Standardisoitu dokumentaatio

Rahoitustoimiin käytettyjen asiakirjojen standardisointi - kuten laskut, materiaalien sisäiset vaatimukset, varastot ja matkakulut - voivat auttaa ylläpitämään tietueiden ylläpitämistä ajan myötä.

Tavallisten asiakirjamuotojen käyttö voi helpottaa menneisyyden rekisteröintien tarkistamista etsimällä jonkin verran eroavuutta järjestelmässä. Standardoinnin puute voi aiheuttaa elementtien huomiotta jättämisen tai ymmärretyn väärin mainitussa tarkistuksessa.

Testi saldot

Kaksinkertaisen merkinnän kirjanpitojärjestelmän käyttö lisää luotettavuutta varmistamalla, että kirjat ovat aina tasapainossa. Silti virheet voivat tehdä järjestelmästä tasapainossa tietyllä hetkellä.

Päivittäisten tai viikoittaisten testitasapainojen laskeminen voi tarjota säännöllisiä tietoja järjestelmän tilasta. Tämän avulla voit löytää ja tutkia eroja mahdollisimman pian.

Säännölliset sovittelut

Kirjanpidon täsmäytykset voivat varmistaa, että kirjanpitojärjestelmän saldot ovat samaan aikaan muiden yhteisöjen, kuten pankkien, toimittajien ja asiakkaiden saldojen kanssa.

Esimerkiksi pankkien täsmäytys merkitsee käteisvarojen ja talletusten ja kuittausrekisterien vertailua kirjanpitojärjestelmän ja pankkitilivaltioiden välillä.

Tämän tyyppisten täydentävien tilien väliset erot voivat paljastaa tileissä virheitä tai eroja. Ne voivat myös osoittaa, että virheet voivat olla peräisin muista kokonaisuuksista.

Hyväksyntäviranomainen

Vaatia, että tietyt johtajat valtuuttavat tietyntyyppiset transaktiot voivat lisätä vastuunkerroksen kirjanpitotietueisiin. Siksi osoitetaan, että vastaavat viranomaiset ovat nähneet, analysoineet ja hyväksyneet.

Vaativa hyväksyntä voidakseen suorittaa suuria kuluja ja maksuja estää häikäilemättömiä työntekijöitä toteuttamasta suuria vilpillisiä liiketoimia yrityksen varojen kanssa.

Tavoitteet

Suojata yrityksen omaisuutta

Hyvin suunniteltu sisävalvonta suojaa tappioomaisuutta. Tappio voi olla vahingossa tapahtuva menetys, joka tapahtuu ihmisten tekemistä rehellisistä virheistä. Se voi olla myös tarkoituksellinen menetys, joka johtuu tahallisesta vilpillisestä toiminnasta.

Takaa taloudellisten tietojen luotettavuus ja eheys

Sisäinen valvonta takaa, että johdolla on tarkkoja, oikea -aikaisia ​​ja täydellisiä tietoja - kirjanpitotiedot mukaan lukien - suunnitella, hallita ja raportoida liiketoimintaa.

Takaa lakien noudattamisen

Sisäinen valvonta auttaa varmistamaan, että yritys noudattaa lukuisia kansallisia, valtion ja paikallisia lakeja ja määräyksiä, jotka vaikuttavat liiketoimintaan.

Edistää tehokasta ja tehokasta toimintaa

Sisäinen valvonta tarjoaa ympäristön, jossa johtajat ja henkilökunta voivat maksimoida toiminnan tehokkuuden ja tehokkuuden.

Tavoitteiden ja tavoitteiden noudattaminen

Sisäinen valvontajärjestelmä tarjoaa johdolle mekanismin operatiivisten tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamisen valvomiseksi.

Esimerkki

Nestemäiset varat tarvitsevat aina enemmän suojaa kuin ei -nestevarat, koska niitä on helpompi varastaa; Ota esimerkiksi käteisellä.

Käteisvaro on likvidin omaisuus, ja jokainen työntekijä voi varastaa sen helposti. Yhtiön käteisvarojen suojelemiseksi on, että erityinen sisäinen valvonta toteutetaan.

Sisäisten tehtävien erottamisen hallintaa käytetään usein käteisellä. Tämä valvonta edellyttää, että henkilö, joka vastaanottaa asiakkaan käteisvarojen, ja kirjanpitojärjestelmän kassakuitin rekisteröinti ei ole koskaan sama työntekijä.

Itse asiassa jotkut sisäiset valvontajärjestelmät menevät askeleen pidemmälle ja vaativat, että työntekijä veloittaa käteistä, toinen tallettaa sen pankkiin ja erilainen rekisteröi sen kirjanpitojärjestelmään.

Segmentoimalla kunkin työntekijän tehtävät, kukaan henkilö ei yksin voi kerätä käteistä, tallettaa sitä ja tallentaa myynti kirjanpidossa. Tämä estää petoksia, koska siten henkilö ei voi olla osa veloitettua käteisvaroja ja rekisteröidä vähäinen määrä kassakuitteja kirjanpitojärjestelmässä.